Réunions à la chaîne : respirer entre deux

10 h, 11 h, 11 h 30, 14 h : l’agenda ressemble à un damier, et les cases se touchent. La première réunion déborde de dix minutes, la deuxième commence sans qu’on ait eu le temps de relire quoi que ce soit, et à la troisième on hoche la tête en pensant à autre chose. Ce que l’on ressent à la fin de ces journées, c’est une sorte de brouillard : on a beaucoup parlé, beaucoup écouté, et l’on ne retrouve plus ce qui a été décidé. Si cela vous arrive, vous êtes loin d’être le seul cas.

On ne peut pas toujours décaler les réunions, surtout quand elles ne sont pas les nôtres. En revanche, on peut presque toujours grappiller deux minutes à l’intérieur de l’enchaînement. Voici comment je m’y prends.

Ce qu’on peut faire maintenant

1. Prendre 30 secondes pour noter l’essentiel (30 s). À la fin de chaque réunion, écrivez une ligne : ce qui a été décidé, et ce que vous devez faire. Une seule ligne. Cela vide la tête avant la suivante et évite le fameux « attends, qu’est-ce qu’on a dit déjà ? » en fin de journée.
2. Se lever, même brièvement (1 min). Si la réunion se tient en visioconférence, coupez la caméra une minute, levez-vous, marchez jusqu’à la porte et revenez. Le corps est resté assis pendant une heure, il en a besoin.
3. Relâcher les épaules et la mâchoire (30 s). Pendant les réunions, on serre souvent sans s’en rendre compte. Remontez les épaules vers les oreilles, laissez-les retomber. Desserrez les dents. Deux fois suffit.
4. Boire un verre d’eau (1 min). Les longues discussions assèchent la bouche, et l’on oublie de boire parce que l’on parle ou que l’on écoute. Posez un verre à côté de vous avant le début, de façon à ne plus avoir à y penser.
5. Fixer un point sans écran (1 min). Avant d’ouvrir le lien de la réunion suivante, détournez les yeux de l’écran et regardez au loin. Cela ressemble à un détail, mais après trois réunions les yeux sont secs et la tête lourde.

Rien de tout cela n’exige l’accord de personne. Si l’on vous demande pourquoi vous quittez l’écran une minute, répondez simplement que vous vous préparez pour la suite. C’est vrai, et cela suffit.

Ce qui joue souvent

• L’absence de marge. Les réunions réservées d’heure pile à heure pile ne laissent aucun trajet, aucun passage aux toilettes, aucun moment pour respirer. Quand c’est possible, proposez de raccourcir à 25 ou 50 minutes. Beaucoup d’équipes acceptent volontiers.
• Le café en série. Un deuxième, un troisième, et la nervosité monte sans que l’esprit en soit plus clair. Alterner avec de l’eau ou une tisane aide à garder une sensation plus régulière.
• Le déjeuner avalé. Beaucoup de réunions se tiennent juste avant ou juste après midi. Si le repas passe à la trappe, la fin d’après-midi est plus dure.
• L’écran partagé. En visio, on se regarde soi-même, on lit des diapositives, on surveille les messages en même temps. Cette attention fractionnée fatigue plus qu’une conversation en face à face. Cacher sa propre image peut soulager.
• Le manque de lumière du jour. Quatre heures dans une salle sans fenêtre, et l’on sort un peu éteint. Ouvrir un store, quand on en a la possibilité, change l’ambiance.

Comment rester présent sans s’épuiser

Dans une réunion où l’on n’est pas vraiment concerné, il est tentant de faire autre chose en parallèle. Le résultat est rarement bon : on n’écoute pas, et l’autre tâche avance mal. Mieux vaut décider d’avance de ce que l’on vient chercher. Une information, une décision, un accord. Si l’on n’a rien à y chercher, on peut demander poliment à être dispensé et à recevoir le compte rendu. Cette demande, que je redoutais, a été accueillie bien plus souvent que je ne l’imaginais.

Une autre aide est d’écrire au stylo plutôt que de taper. Cela ralentit un peu, force à résumer, et donne aux mains quelque chose à faire. Les notes sont plus courtes et plus utiles. Ce n’est pas une règle, seulement une chose que j’ai trouvée agréable.

Entre deux réunions, la seule tâche utile est de changer de sujet dans sa tête.

Quand la dernière réunion se termine, ne vous jetez pas directement sur les courriels. Marchez deux minutes, fût-ce jusqu’à la machine à café, puis revenez avec la ligne de notes sous les yeux. Souvent, la journée est moins chaotique que ce que le brouillard laissait croire.

Pour demain

Regardez l’agenda de demain dès ce soir et repérez les enchaînements. Pour chaque paire de réunions collées, essayez d’obtenir cinq minutes de marge : un message court suffit, du genre « Pourrait-on commencer cinq minutes plus tard, pour que j’aie le temps de terminer le point précédent ? ». Préparez aussi un carnet ouvert et un verre d’eau pleins avant la première réunion, afin que la matinée démarre sans bricolage.

Il n’est pas toujours possible de réformer les habitudes d’une équipe, et ce n’est pas à vous seul de le faire. Mais gagner deux minutes ici ou là, c’est déjà une manière de ne pas arriver au soir complètement vidé.

Si les journées de ce type s’enchaînent et que la fatigue ne se dissipe plus, même après un week-end calme, si ça dure, parlez-en à un professionnel de santé.