Avant une réunion qui inquiète : quinze minutes pour redescendre

Dix heures moins le quart, la réunion commence à dix heures. L’invitation est ouverte sur l’écran depuis vingt minutes et je relis les mêmes trois lignes sans rien retenir. J’ai déjà répété ce que je dirai, puis la version où on me coupe la parole, puis celle où le fil m’échappe. Les mains sont un peu froides, la gorge un peu serrée. Rien de grave, mais ce n’est pas un bon moment non plus.

Ces minutes d’avant se retrouvent dans beaucoup de bureaux, à Nantes comme ailleurs, et je ne connais personne qui y échappe complètement. Le corps se prépare à quelque chose de dangereux, alors que la situation réelle est un tableau de présentation et cinq collègues autour d’une table. Inutile de se disputer avec cette réaction. On peut simplement lui donner de quoi s’occuper pendant le quart d’heure qui reste.

Ce qu’on peut faire maintenant

Voici ce qui m’aide, dans l’ordre où je le fais d’habitude. Aucun de ces gestes ne demande de matériel, ni de quitter l’étage.

1. Souffler plus longtemps qu’on n’inspire (2 min). Les pieds à plat sur le sol, on inspire par le nez sur quatre temps, on expire doucement sur six. Huit fois. Si compter agace, on imagine qu’on souffle sur une vitre pour y faire de la buée. Ce n’est pas magique, mais l’expiration longue envoie au corps un signal de ralentissement, et ça se sent assez vite dans les épaules.
2. Écrire trois points sur un bout de papier (3 min). Un chiffre, une demande, une question. Pas dans un document partagé, sur du vrai papier, parce que le geste d’écrire à la main oblige à choisir. Avec trois points, on a un fil auquel se raccrocher si la tête se vide en pleine phrase.
3. Marcher jusqu’au bout du couloir et revenir (4 min). Pas pour réfléchir, seulement pour que les jambes bougent. On en profite pour boire quelques gorgées d’eau. Le corps a préparé de l’énergie pour courir, autant en dépenser un peu.
4. Dire la première phrase à voix haute (1 min). Une salle libre, un coin de couloir, ou la cabine des toilettes si on n’a rien d’autre. Entendre sa propre voix une fois avant d’entrer retire une partie de la surprise du début.
5. Baisser le niveau d’exigence d’un cran (1 min). On se demande ce qui serait « suffisant » aujourd’hui. Une réunion correcte, où l’on a dit l’essentiel et noté les questions qu’on ne savait pas, vaut largement mieux qu’une réunion parfaite qu’on n’aura de toute façon pas.

On n’est pas obligé de tout faire. Deux gestes sur cinq, c’est déjà une vraie différence, et le plus utile est souvent le troisième, celui qu’on trouve un peu bête.

Pendant la réunion, si ça repart

Il arrive que la tension revienne au moment où la parole nous est donnée. Dans ce cas, je ralentis volontairement le débit, parce que parler vite est le réflexe, et que parler un peu plus lentement donne l’impression, à soi et aux autres, de maîtriser le sujet. Je garde mes pieds posés au sol et un verre d’eau à portée de main.

Et si une question nous prend de court, la phrase « je note et je reviens vers vous cet après-midi » est parfaitement professionnelle. Personne ne s’attend à une réponse instantanée à tout, sauf nous.

Ce qui joue souvent

Quand ces montées de stress se répètent, elles s’appuient souvent sur des choses très ordinaires, qu’on remarque rarement sur le moment.

• Le petit déjeuner sauté et le café à jeun. Un estomac vide et un café serré ne font pas bon ménage quand on a déjà le cœur qui s’agite un peu. Un yaourt, une tartine ou une poignée de fruits secs avant dix heures changent la donne.
• La nuit courte. Après un mauvais sommeil, tout paraît plus gros : la salle, l’enjeu, le regard du chef.
• Les réunions enchaînées. Sans dix minutes entre deux rendez-vous, on arrive dans le suivant avec la tension du précédent.
• L’écran jusqu’à la dernière seconde. Relire les diapositives jusqu’au moment d’entrer entretient la boucle. Fermer l’ordinateur cinq minutes avant et lever la tête fait déjà du bien.
• Le rythme de la journée. Un lundi matin chargé, une semaine où tout s’accumule : le seuil de ce qui nous met en tension baisse, c’est assez humain.

Rien de tout cela ne remplace de s’être bien préparé sur le fond, bien sûr. Mais préparer le fond sans préparer le corps, c’est souvent ce qui laisse la gorge serrée.

Pour demain

Une seule petite préparation, qui prend deux minutes ce soir : ouvrir l’agenda de demain et bloquer un créneau de dix minutes juste avant la réunion qui inquiète le plus. Le titre du créneau peut être neutre, « préparation », pour que personne ne vienne le grignoter. Si possible, poser aussi sur le bureau le papier avec les trois points, pour ne pas avoir à le refaire à la dernière minute.

Si la veille au soir la tête tourne déjà, ce qui arrive, on peut écrire en quelques lignes ce qui nous préoccupe et le laisser sur la table de la cuisine. Le sujet sera encore là demain, mais on n’aura pas à le garder en tête toute la nuit.

Une dernière chose

Il y a des jours où aucun de ces gestes ne suffit, et c’est une information comme une autre, pas un échec. Si ces montées de tension avant les réunions prennent de plus en plus de place, si ça dure, parlez-en à un professionnel de santé, qui saura vous orienter sans vous juger.